定時で帰る人はコレが違う!時間を有効活用するスマートな仕事術

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定時で帰る人はコレが違う!時間を有効活用するスマートな仕事術

同じ職場を見回しても、いろいろなタイプの人がいますよね。時間に追われてカリカリとした雰囲気を醸し出している人もいれば、和やかに同僚と時には談笑しながら仕事をしている人もいます。前者と後者では、後者の方が楽をして仕事をしているように見えますが、意外にもいつも時間に追われて仕事をしている人の方がなかなか仕事が終わらないという場合もあります。

仕事中の雰囲気は対極的なのに、なぜゆとりを持って過ごしている人の方が早く仕事を終えて帰ることが出来るのでしょうか。実は、スマートに仕事をしている人は時間の使い方に工夫をしているのです。そこで、今回は時間を有効活用してスマートに仕事をするための方法についてお話します。

 

1.予定管理はスケジュール帳だけで済まさない

予定管理はスケジュール帳だけで済まさない

皆さんは、どのように仕事の予定を管理していますか?スケジュール帳に予定を書き込んで管理されている方も多いでしょう。スケジュール帳には、同じ日であっても午前と午後に分けて予定を書き込むスペースが作られているものや、詳細まで書き込めるように広めにスペースが確保されているものもあります。

しかし、仕事を段取り良く終わらせる人はスケジュール帳だけで予定管理をしません。スケジュール帳を開けば予定を確認できますが、閉じていたら見えませんよね。仕事を段取り良く終わらせる人は、その日の予定をポストイットやメモに書き出し、机の上など目につきやすいところに置くようにしています。そうすると、忙しい時でもちらりと予定がリストアップされている紙を見るだけで予定を把握できるので、無駄な時間を使わなくて良いのです。また仕事の最中に予定を確認することで、臨機応変に一日の時間の使い方を変えて、時間の無駄を省けます。

 

2.隙間時間が出来たらリフレッシュ!休憩を挟んでメリハリをつける

隙間時間が出来たらリフレッシュ

仕事を定時に終えるために、とにかく仕事にがむしゃらになって向かっていませんか?仕事に向かえば向かった分だけ進みはするのですが、このような取り組み方を続けていると疲れてしまいますし、疲労が溜まれば効率も落ちてしまいます。仕事を段取り良く終わらせる人は、仕事と仕事の合間などにちょっとした時間を見付けて休憩を挟みます。少しの休憩時間でも、仕事から離れることで心のリフレッシュになります。こうした休憩は無駄な時間ではなく、リフレッシュをすることで次に仕事に向かった時のパフォーマンスをアップさせたり、新たなアイデアを思いつきやすくしてくれます。

 

3.決められている〆切よりも前に、自分の中の〆切を作る

自分の中の〆切を作る

仕事には、特に〆切や納期が決められていない仕事と時間制限の設けられている仕事があります。後者のような仕事の場合は、〆切までに間に合わせようと仕事に向かえますが、前者のような仕事をする時には時間を意識することも少なくなりがちです。しかし時間を意識せずに向かっていると、テキパキと動きにくくなるので一つの仕事を終えるまでに必要な時間も長くなってしまいます。

仕事を段取り良く終わらせる人は、どんな仕事でも自分の中での〆切を設けます。本来の〆切よりも早めに〆切を作っておけば、確実に間に合わせることが出来ますし、時間制限のない仕事でも〆切を作ることによって仕事に向かう姿勢も変化し、早く仕事を終わらせることが出来るからです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。一日の仕事を定時までに終わらせ、すっきりとした面持ちで帰っていく人たちは楽をして一日を過ごしているわけではないのです。予定管理を細かに行い、予定にも優先順位を割り振ってから一日をスタートさせることで、重要度の高い仕事をあっという間に片づけます。そして、ずっと仕事をするだけでなく、ちょっとした時間を見付けては休憩を挟んでリフレッシュをすることで、次の仕事の効率アップへと繋げているのです。皆さんも一度、スマートな仕事術を試してみてはいかがでしょうか。

 

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